Personeelstekort in de fysiotherapie: hoe je praktijk draaiende houden met minder handen

Het CBS meldde begin 2026 opnieuw een recordaantal openstaande vacatures in de zorg: meer dan 62.000. De media focust op verpleegkundigen en artsen, maar op de werkvloer van een fysiotherapiepraktijk voel je het op een andere manier. Je zoekt geen hartchirurg — je zoekt iemand die de telefoon opneemt, afspraken inplant en patiënten te woord staat. En ook dát lukt al maanden niet.

Het personeelstekort in de eerstelijnszorg is geen tijdelijk probleem. De vergrijzing neemt toe, de instroom in ondersteunende functies daalt, en de concurrentie om werknemers wordt alleen maar harder. Als praktijkhouder kun je daar niet op wachten. Je hebt nu een oplossing nodig.

Waarom juist de receptie zo lastig te vullen is

Het probleem met balie-assistenten in de fysiotherapie is specifiek. Je concurreert niet alleen met andere praktijken, maar met het ziekenhuis om de hoek, de huisartsenpraktijk, het verpleeghuis en zelfs de retail. Allemaal zoeken ze dezelfde mensen, en allemaal bieden ze meer:

Een fysiopraktijk kan qua salaris en voorwaarden zelden concurreren. Daar komt bij dat de meeste balie-assistenten parttime werken — 16 tot 24 uur per week. Dat betekent dat je twee of drie mensen nodig hebt om de hele week te dekken. Meer contracten, meer roosterpuzzels, meer verloop.

Gemiddeld verloop van een balie-assistent in een fysiotherapiepraktijk: 12 tot 18 maanden. Elke keer opnieuw: werving, selectie, inwerkperiode van 4 tot 6 weken, en dan weer hopen dat het blijft.

Wat het je praktijk kost

De kosten van het personeelstekort zijn tweeledig. Er zijn de directe kosten van de onbezette functie, en de indirecte kosten die je niet op een factuur ziet.

Direct: gemiste telefoontjes = gemiste patiënten. Nieuwe patiënten die je niet te pakken krijgen, bellen de concurrent. Onderzoek laat zien dat 70 tot 80% van de bellers die voicemail krijgen, ophangen zonder bericht achter te laten. Die mensen zijn weg. Ze googelen de volgende praktijk en bellen dáár.

Indirect: jij en je collega-behandelaars zijn de hele dag bezig met dingen die niet behandelen zijn. Even de telefoon pakken tussen twee patiënten. In de pauze vier voicemails terugluisteren. 's Avonds nog de administratie van de afspraken verwerken die vandaag telefonisch binnenkwamen. Dat kost je niet alleen omzet, maar ook werkplezier en focus.

De vier opties die je hebt

Als je geen balie-assistent kunt vinden, heb je ruwweg vier alternatieven. Elk heeft voor- en nadelen.

1. Uitzendkracht of oproepkracht

De snelste oplossing. Je belt een uitzendbureau, en binnen een week zit er iemand. Maar: uitzendbureaus rekenen een opslag van 40 tot 70% bovenop het brutoloon. Een balie-assistent die normaal €2.400 verdient, kost je via het uitzendbureau €3.400 tot €4.000 per maand. En de kans dat diegene na drie maanden vertrekt, is groot — uitzendbureaus draaien op flexibiliteit, niet op loyaliteit.

2. Externe telefoonservice

Een telefoonservice neemt je telefoon over. Je betaalt per gesprek (€1 tot €3) of per minuut (€0,80 tot €1,50). Voordeel: altijd bereikbaar. Nadeel: de medewerkers kennen je praktijk niet echt. Ze werken met een script en schakelen alles door als een notitie. Je moet zelf nog terugbellen voor afspraken. Voor eenvoudige "doorgeefluik"-taken werkt het, maar voor echte patiëntcommunicatie is het te beperkt.

3. Zelf doen met digitale tools

Online agendabeheer, zelfboeking via je website, afspraakherinneringen per SMS. Dit verlaagt de beldruk, maar lost het niet op. Patiënten boven de 50 — een groot deel van je doelgroep — bellen nog steeds liever dan dat ze online boeken. En complexe vragen (vergoedingen, spoed, specifieke klachten) komen altijd telefonisch binnen.

4. AI-telefoniste

Een AI-telefoniste neemt elk telefoontje op met een natuurlijke, warme stem. Ze kent je praktijk, je behandelaars, je specialisaties en je agenda. Ze plant afspraken in, beantwoordt vergoedingsvragen, en verbindt door bij spoed. Ze werkt 24/7 en kost €0,25 per belminuut — een gemiddelde solopraktijk betaalt €40 tot €80 per maand.

De keuze hoeft niet of/of te zijn. Veel praktijken combineren: een balie-assistent voor de fysieke receptie (parttime), en een AI-telefoniste die de telefoon overneemt als er niemand beschikbaar is — 's avonds, in het weekend, of gewoon als het druk is.

Het echte probleem is structureel

Laten we eerlijk zijn: het personeelstekort in de zorg gaat niet vanzelf over. De Nederlandse bevolking vergrijst, de zorgvraag stijgt, en het aantal mensen dat in ondersteunende zorgfuncties wil werken daalt. Het RIVM schat dat er in 2032 ruim 135.000 onvervulde vacatures in de zorg zullen zijn — meer dan het dubbele van nu.

Als je je bedrijfsmodel bouwt op het aannemen van personeel dat er niet is, zit je vast. Slimme praktijkhouders accepteren die realiteit en zoeken structurele oplossingen. Dat betekent niet dat je nooit meer iemand aanneemt — het betekent dat je de taken die geen mens nodig hebben, automatiseert. En telefoonaanname is daar het perfecte voorbeeld van.

Lees meer over hoe andere praktijken dit aanpakken in ons artikel over telefoonaanname automatiseren, of bekijk hoe de AI-telefoniste werkt. Wil je het zelf horen? Probeer de live demo — binnen 2 minuten weet je of het bij je praktijk past.